文件管理系统最佳实践

随着企业不断寻找存储和检索信息的新方法，文档管理系统最佳实践变得越来越重要。寻找管理业务数据的有效解决方案是企业在降低成本、改进服务、提高生产率和满足监管要求方面遇到的最大障碍之一。世界各地的公司已经意识到，管理关键任务文档和文件的手工和纸质流程既低效又昂贵。雷竞技官方app下载安卓

本文讨论了所有企业都存在的一些痛点，以及电子管理文档以解决这些痛点的最佳实践。

1.文件夹结构一致

大多数企业在保持文件夹命名和结构方式的一致性方面存在很大问题，这导致无法确保文档管理系统的最佳实践。在创建新的文件夹结构时，文件夹会被错误地标记和遗忘。

最佳实践:eFil雷竞技网站ray雷竞技安装包下载eCabinet文档管理软件允许您为每个客户端创建一致的文件夹创建模板。雷竞技网站ray雷竞技安装包下载eFileCabinet为这些文件结构提供模板，您的公司可以采用和修改这些模板，或者您的公司可以按照您想要的方式创建文件结构模板。

可以为每个文件柜创建文件结构模板。例如，会计客户，人力资源，投资客户和应付账款，仅举几例。这些结构可以在每个新的纳税年度在整个客户基础上大规模应用，节省无数小时。模板是确保文档管理系统最佳实践的初始组件之一。

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2.文档的一致命名

企业不仅在命名文件夹的一致性方面存在问题，而且在文档管理系统最佳实践和文档名称的一致性方面也存在问题。人们经常以他们想要的方式命名文件，这在搜索文件雷竞技官方app下载安卓时造成了一个很大的麻烦。如果没有文件结构的一致性和一致性，几乎不可能执行文档管理系统的最佳实践。

最佳实践:结合eFileCabinet文档管理软件提供的模板，您的公司可以包含您希望在每个文件夹雷竞技网站ray雷竞技安装包下载中找到的文档名称的模板。

这些被称为预定义文档名称。如果其中一个文件夹包含税务文件，您可能会发现以下预定义的文件名称:纳税申报表、源文件、业务约定和税务组织者。

当您和/或您的员工将文件存储在eFileCabinet时，这些预定义的文档名称创建了一种保持文档命名方式一致的方法。雷竞技安装包下载雷竞技网站ray雷竞技官方app下载安卓

就像模板中的文件夹一样，预定义的文档名称是完全可定制的。建议的预定义名称与eFileCabinet提供的模板结构一起给出，可以在任何时候修改。雷竞技安装包下载雷竞技网站ray

预定义的文档名称甚至可以包含一个公式，该公式将提供要包含在文档名称中的当前日期。通过将日期放在文档名称的开头，在文件夹中查找所有文件时，将按时间顺序排列。雷竞技官方app下载安卓

3.为您的业务维护多个文件柜

您可能使用多个文件柜来存储所有的业务文档，一个文件柜用于会计/税务，一个文件柜用于投资客户数据、人力资源和其他业务管理文档。

但是如何通过电子方式来确保文档管理系统的最佳实践呢?雷竞技网站ray雷竞技安装包下载eFileCabinet可以完全模拟您的物理文件柜，从机柜到抽屉、文件夹和文件。雷竞技官方app下载安卓

最佳实践:对于你的办公室来说，最好的解决方案是创建多个虚拟文件柜。当涉及到审计时，为你的会计客户和投资客户创建单独的文件柜尤其重要。这使得您的业务投资方的审计员只能查看投资文件，而不能查看与您的业务有关的其他文件。雷竞技官方app下载安卓如果不使审核员的生活更容易，几乎不可能获得文件管理系统的最佳实践。

市场上发现的大多数其他文档管理解决方案都不允许您在整个业务中实现无纸化。他们只允许你的公司无纸化，管理你的税务和会计方面的数据。

建议在为您的业务使用efilcabinet时，您已经创建了以下文件柜雷竞技网站ray雷竞技安装包下载:会计(或税务)客户、投资客户、人力资源、应付账款、应收账款、档案文件柜和管理。

4.授予对文档和文件的访问权限

我们从客户那里听到的一个共同的主题是，在他们的实践中，机密数据的数量继续以惊人的速度增长。当然，这导致了来自外部和内部来源的机密信息受到越来越多的威胁。

这些数据包括为客户提供的文件、他们自己的财务信息和人力资源记录等等。评估你的情况(纸质办公室还是少纸质办公室):

您的文件是否受到保护，仅供有适当权限的人士查阅?

最佳实践:我们建议您在eFileCabinet中设置基于角色的安全性。雷竞技安装包下载雷竞技网站ray用户组和个人用户在创建时具有预先设置的访问权限。换句话说，这允许管理员确定每个用户将拥有什么样的访问权限，包括他们可以访问哪些文件柜以及他们对文档的访问权限类型。eFileCabinet中的基于角色的安全可以放置在每雷竞技网站ray雷竞技安装包下载个级别、文件柜、抽屉、文件夹和文档上。

此功能允许您授予与您的证券公司有关联的行政助理和其他办公室员工访问权限，以便他们可以访问投资信息，同时阻止非关联人员访问此信息，这是遵循文件管理系统最佳实践的重要步骤。

5.设置适当的文档保留策略

文件保存时间过长是一个常见的问题，尤其是对会计师来说。文档会保留较长一段时间，主要是因为清除文档(纸质或电子)很痛苦，或者只是因为大多数人不知道他们需要保留某些文档多长时间。

由于硬盘的价格越来越便宜，清除电子文件雷竞技官方app下载安卓已经成为比清除纸张文件更大的问题。它仍然归结为持有到期票据的责任。

最佳实践:每个行业都有自己的规章制度，规定公司必须保留文件的副本多长时间。在金融业，文件一般须保存7年，但你应参阅你的合规手册，以了解特定文件的保存要求。

雷竞技网站ray雷竞技安装包下载eFileCabinet有一个文档保留模块，允许您的办公室对进入特定文件柜的所有文档设置保留策略。一旦文档进入机柜，文件将被锁定，直到文档达到其到期日期，才可以删除或修改。雷竞技官方app下载安卓

在设置保留策略时，管理员可以确定对每个文件采取什么操作。这些选项包括清除、移动(归档)和复制文件。雷竞技官方app下载安卓

6.安全共享文件雷竞技官方app下载安卓

在获取文档管理系统最佳实践时，您可能会问自己的一个最常见的问题是，“我的文件受到保护了吗?”雷竞技官方app下载安卓你知道我们向世界其他地方开放数据的常见方式是通过电子邮件吗?

通过电子邮件发送文雷竞技官方app下载安卓件是与他人共享文件的最常见方式。邮寄或联邦快递是共享工作文档的另一种常见(缓慢且昂贵)方式。公司遇到了一些与客户或同事共享文件的方法，这些方法在大多数情况下是不安全、昂贵且不可靠的。

最佳实践:通过电子邮件传递身份证号码、出生日期、全名等信息已不安全，因此证券公司和企业普遍禁止。邮寄和联邦快递既贵又不可靠，不能按时到达目的地。雷竞技网站ray雷竞技安装包下载eFileCabinet提供了一个选项，可以安全地将您的文件传输到您的非证券客户，供应商或员工。雷竞技官方app下载安卓

向非投资客户(例如，会计客户或其他经批准的外部业务活动的客户)发送文件的最佳解决方案之雷竞技官方app下载安卓一是使用在线客户门户。此程序目前不适用于您的证券客户。雷竞技网站ray雷竞技安装包下载eFileCabinet的SecureDrawer可以让您快速安全地传输文件。雷竞技官方app下载安卓

文件上传到门户后，将向接收者发送通知电子邮件，通知他/她已上传文档以供访问。接收方然后使用他们的用户名和密码登录到门户，以访问所提供的数据。接收器还可以将文件上传到你的办公室，以便快速访问。雷竞技官方app下载安卓雷竞技官方app下载安卓传输到SecureDrawer的文件采用256位AES加密。

7.传输和静止数据的安全

在大多数开始无纸化的办公室里，问题出现了，“我的文件有多安全?”已经决定无纸化的办公室意识到，由于他们创建的文件结构缺乏安全性，他们的文件夹和文件很容易被操纵和删除。雷竞技官方app下载安卓安全性可以说是文档管理系统最佳实践中最重要的方面。

大多数情况下，这些问题是由于使用Microsoft Windows的文件夹结构和缺乏文件加密或如何加密文件的知识造成的。雷竞技官方app下载安卓
最佳实践:雷竞技官方app下载安卓eFileCabi雷竞技网站ray雷竞技安装包下载net中的文件在存储和从计算机传输到存储文件的服务器时，会自动进行256位AES加密。雷竞技官方app下载安卓存储在eFileCabinet中雷竞技网站ray雷竞技安装包下载的文件不能通过Windows文件夹结构访问。

某些操作程序(如Windows)不提供关键元数据和审计跟踪信息，列出谁正在访问文档以及他们正在做什么。雷竞技网站ray雷竞技安装包下载eFileCabinet提供了符合规则17a的解决方案。

雷竞技官方app下载安卓通过SecureDrawer客户端门户传输的文件也采用256位AES加密传输。使用eFileCabi雷竞技网站ray雷竞技安装包下载net的共识在线备份以256位AES加密传输文件，数据以448位B雷竞技官方app下载安卓lowfish加密驻留在我们的数据中心。

8.内部和外部审计合规性

你是否曾参加过公司的内部或外部审计?遵守严格的记录保留规则(如Rule 17a)需要跟踪文档管理解决方案中的所有操作。

这意味着跟踪诸如查看文档、编辑文件以及删除或清除文档等操作。雷竞技官方app下载安卓雷竞技网站ray雷竞技安装包下载eFileCabinet提供审计跟踪细节，帮助企业遵守严格的记录保留政策，并在办公室建立强有力的员工工作管理监督。

最佳实践:通过合规官审核的过程可以非常顺利和简单。维护eFileCabinet提供的业务投资方面的文件结构可以在文件结构中创建一致性，并允许审计员快速定位执行审计所需的文件和文档。雷竞技安装包下载雷竞技网站ray雷竞技官方app下载安卓

雷竞技网站ray雷竞技安装包下载eFileCabinet还提供内部审计跟踪，以运行eFileCabinet软件中正在发生的操作的报告。审计跟踪可以在eFileCabinet中的单个项目上运行，也可以在整个系统中运行。雷竞技安装包下载雷竞技网站ray

审计跟踪跟踪软件中发生的所有事情，从用户登录到用户在会话期间所做的事情。过滤器还可以应用于搜索审计跟踪中发现的数据。审计跟踪的用户不能删除或修改审计跟踪。

同样，法规遵循审核员可以在审计跟踪模块中快速运行搜索，并快速了解软件中正在发生的事情。此功能可以帮助您向审核员演示合规性，并允许您对员工的工作进行额外的监督。

9.管理非结构化数据(电子邮件，我的文档，Word和Excel)

看看你的电脑桌面。现在看看你的“我的文件”文件夹。公司的数据过去和现在完全没有得到管理，导致难以确保文档管理系统的最佳实践。这些类型的文档包括电子邮件、Word和Excel文档，甚至图片。

最佳实践:雷竞技网站ray雷竞技安装包下载创建eFileCabinet不是为了只管理归档文档。通常存储在桌面上或我的文档文件夹中的所有活动工作文档都可以直接在eFileCabinet中进行组织和管理。雷竞技安装包下载雷竞技网站ray这也确保您的公司正在处理文档的当前版本，而不是5年前创建的版本。

10.消除双重输入错误

当然，公司使用各种不同的软件解决方案和关于文档管理系统最佳实践的信念来帮助更好地管理数据是很常见的。这通常会产生一个必须为客户、供应商或员工重复信息输入的过程。这种重复会导致拼写和其他程序捕获的信息不一致。

最佳实践:雷竞技网站ray雷竞技安装包下载eFileCabinet在不同的软件包中提供集成，以帮助消除在该过程中发生的双重输入和错误。我们有一个开放的接口，允许我们与不同的软件集成，等待其他软件解决方案的批准。

雷竞技网站ray雷竞技安装包下载efilcabinet与Salesforce的集成是消除双重数据输入的一个很好的例子。输入Salesforce的信息只需简单地单击一个按钮就可以传输并链接到文档。

这些信息包括但不限于供应商名称、发票号码、应付金额、地址、电话号码等数据。大多数公司必须多次输入这种类型的信息，使他们效率低下，浪费宝贵的时间，并使数据出错。