虽然对人力资源来说，维护员工记录和执行审计等职责很重要，但不应该占用你的大部分时间。如果你能减轻这些任务对你日常工作的影响，你可以花更多的时间在以员工为中心的项目上，比如研究新的福利，致力于员工个人认可，计划职业培训研讨会，以及许多其他让你的公司成为更理想的工作场所的事情。
即时文件记录
如果没有帮助的话，整理不同的员工记录本身就是一项全职工作。每个员工都需要一份档案，毫无疑问，这份档案会随着他们在公司的职业生涯的发展而扩展。对于创建的每一个新记录，都需要花费时间将其组织到文件系统中。这取决于你的公司有多少员工，可能每天都会发生。如果你的公司刚刚进行了一次大规模的招聘，有很多工作要做，可能需要几周的时间来收集和整理文件。
与其手动组织和归档记录，不如使用能够自动识别记录并将其归档到正确位置的系统。它只需要少量的设置就可以自己制作一个系统路由文档，并且您的输入最少。
Rubex by 雷竞技网站ray雷竞技安装包下载eFileCabinet使用先进的扫描软件Zonal OCR来处理文档并自动将其路由到系统中。Zonal使用预先设计的模板识别标准表单的重要字段中的文本，并将其记录为文档配置文件中的元数据。使用这些数据，它可以遵循一些预先建立的规则，将文档路由到Rubex系统中。
例如，如果您需要归档I-9表单，请使用I-9模板处理它，以便它可以记录表单中的基本数据，包括员工姓名、地址和其他所有内容。还可以对模板进行编程，使其基于文档中包含的姓和名路由文档。如果目标不存在，Zonal还具有在系统中自动创建新文件夹的独特功能。因此，如果员工是新员工，并且在系统中没有文件夹，系统将使用您选择的识别信息(如他们的姓氏)自动创建一个文件夹。
通过设置软件来处理您处理的常见类型的表单，您可以通过扫描仪和几次鼠标点击立即归档文档。这种方法还有助于避免人为错误，减少错别字或文件错误归档的机会。
不要为小事烦恼，把它自动化
除了归档员工文件，人力资源部门还负责很多其他平凡的任务。当某些表单需要组织中多个人员的批准时，而不是追逐签名，Rubex by eFileCabinet为您提供了建立一个工作流的能力，该工作流可以自动将需要审查和批准的文档路由到正确的人员。雷竞技安装包下载雷竞技网站ray
文档治理允许您为需要在一段时间后进行跟踪的文档设置时间表。例如，你可以在半年考核中附上一份通知，在六个月后发给你和员工的主管。
当需要执行审计以检查遵从性时，审计日志会不断更新每个单独文档以及整个系统。每个操作以及时间戳和涉及的用户都被记录下来，这样您就可以确保某些记录是保密的，并且您符合政府和行业标准。
要了解更多关于Rubex by eFileCabinet如何成为您雷竞技网站ray雷竞技安装包下载与人打交道更多、与文档打交道更少的门户的信息，请填写下面的表格以查看个性化的免费演示。
